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No permita que la implementación de la Factura Electrónica lo tome por sorpresa en su organización. La DIAN puntualizó que este mecanismo debe ser implementado desde el 1 de enero de 2019 por grandes contribuyentes.

A través del Decreto 2242 de 2015 compilado con el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 se concreta que el objetivo fundamental de la implementación de la Facturación Electrónica en nuestro país es “facilitar la interoperabilidad entre quienes facturan de forma electrónica y quienes adquieren bienes que son facturados por ese medio”.

Elementos que se deben tener en cuenta

La Dirección Nacional de Impuestas y Aduanas Nacionales (DIAN) ofrece los parámetros técnicos que deben seguirse para aplicar esta nueva herramienta:

  • Formato estándar de generación: XML construido en el estándar UBL V2.0.
  • Notas débito y crédito: Por las que se realizan ajustes a las facturas emitidas (éstas deben contener formatos XML y UBL V 2.0).
  • Firma digital: Definida en la política de firma de la DIAN (estándar XADES EPES).

 Cabe resaltar que las soluciones tecnológicas ERP (como SEVEN-ERP) hacen parte de los actores principales dentro de la Facturación Electrónica en Colombia. Con su apoyo, los procesos administrativos y financieros deben estar alineados a la Normatividad vigente para que los contribuyentes respondan efectivamente y sin inconvenientes ante las entidades de control.

Aproximadamente 62 compañías proveedoras de Facturación Electrónica son las autorizadas por la DIAN para ser partners de quienes implementen este mecanismo.

Entre los obligados a facturar electrónicamente se encuentran los seleccionados por el ente regulador (DIAN) y aquellos que voluntariamente se acojan a este nuevo modelo.

Es importante que se tenga en cuenta que los contribuyentes que se encuentren en la obligación a declarar y pagar IVA así como los que declaren y paguen el Impuesto al Consumo deben expedir Facturación Electrónica desde el 1 de enero de 2019, esto según parágrafo transitorio segundo de la Ley 1819 de 2016.

¿Cuándo se debe Facturar?

El organismo de control delimitó algunas fechas que se relacionan a continuación:

  • Para los seleccionados por la DIAN: El facturador seleccionado tiene como mínimo 6 meses para iniciar el proceso “los obligados a facturar electrónicamente establecen una fecha a partir de la cual se debe facturar, la cual no podrá ser inferior a tres (3) meses, después de su publicación en el Diario oficial”, sintetiza el ente de control. *Consulte aquí la Normatividad Relacionada: Artículo 1.6, 1.4, 1.10 del Decreto 1525 de 2016.
  • Para los actores voluntarios: Tendrán 3 meses para realizar pruebas de habilitación de software de facturación de la DIAN. Luego de los 3 meses de prueba (teniendo en cuenta ensayos de éxito de la aplicabilidad) se cuentan con 90 días para que la entidad (DIAN) emita la Resolución de Habilitación en donde se puntualiza la fecha a partir de la cual está a obligado a facturar de forma electrónica.

Dentro de los documentos que pueden ser emitidos de forma electrónica figuran las facturas, notas crédito, débito y acuse de recibido.

¿Por qué seleccionar SEVEN-ERP para afrontar esta regulación?

A través de SEVEN-ERP, se puede realizar este proceso con la seguridad de estar alineado con los requerimientos técnicos y de ley exigidos por la DIAN evitando sanciones. Al contar con las alianzas con dos de los proveedores autorizados FACTURE S.A.S y THE FACTORY HKA COLOMBIA S.A.S., se tiene control total de la información además de ser integrable con otros operadores por medio de servicios web y FTP.

De igual forma, SEVEN-ERP como plataforma tecnológica cuenta con la multiplicidad de beneficios alineados a la estrategia emitida por las entidades regulatorias entre los que destacan:

  • Eliminación del riesgo en pérdida de documentación física.
  • Cumplimiento de las obligaciones tributarias.
  • Gestión documental eficiente.
  • Protección del Medio Ambiente
  • Consulta de datos correspondientes en línea.
  • Facilidad en transacciones.
  • Mejor trazabilidad en las operaciones.
  • Ahorro en costos de: Impresión, despacho y almacenamiento.
  • Mayor rapidez en procesos administrativos.

 

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